Bert Moormann, directeur/bestuurder van de Drentse woningcorporatie Domesta brengt het in het voorwoord bij de handleiding van de spendanalysetool mooi onder woorden:

‘In 2009 voerden we een spendanalyse uit. Het was één van de eerste stappen die we namen om de inkoop te professionaliseren. De aanleiding was een gevoel bij het managementteam dat we niet alleen op de inkoop konden besparen, maar ook dat we de interne efficiency zouden kunnen vergroten. Uit de analyse bleek klip en klaar dat zo’n 20 procent van de leveranciers goed was voor circa 80 procent van onze inkoopuitgaven. In die kleine groep van leveranciers zitten onze strategische partners op het gebied van onder meer nieuwbouw en onderhoud.

20-80 procent

De spendanalyse leerde ons ook dat 20 procent van de leveranciers goed was voor ongeveer 80 procent van alle facturen die we toen ontvingen. Concreet ging het toen om zo’n 20.000 facturen per jaar. Onze administratieve organisatie werd hierdoor teveel belast.

Op basis van de resultaten van de spendanalyse zijn we zowel extern als intern de bakens gaan verzetten. Met de belangrijkste leveranciers zijn we meer in contracten gaan vastleggen en zijn we het contractmanagement gaan professionaliseren. De corporatiedoelstellingen zijn we gaan doorvertalen in prestatiecontracten. Leveranciers worden nu door middel van kritische prestatie-indicatoren uitgedaagd bij te dragen aan bijvoorbeeld de huurderstevredenheid en energiezuinig wonen. De spendanalyse was de basis om doelgericht met hen in gesprek te komen en hechte partnerships te bouwen.

De spendanalyse bracht veel in beweging

Niet alleen extern, maar ook intern heeft de spendanalyse veel in beweging gebracht. De kleine leveranciers werden door ons gekoesterd, want het liep al jaren op rolletjes met hen. We zijn meer en meer met prestatiecontracten gaan werken en een aantal van hen kon daar niet in mee. Dat leidde intern tot enige wrevel, daar medewerkers het gevoel hadden dat je aan hun autonomie kwam.

Op basis van de resultaten van de spendanalyse stelden we ons de vraag of we wel de juiste focus hadden. Het antwoord was dat we te weinig aandacht aan de kleine groep strategische leveranciers besteedden en juist teveel tijd en energie aan de veel grotere groep kleine leveranciers. De uitgavenanalyse heeft ons geholpen om de focus scherp te richten op de kernleveranciers. Ook hebben we onze interne efficiency aanzienlijk verhoogd, onder meer door een aannemersportaal te introduceren, te gaan werken met digitale facturen en het aantal facturen sterk te verminderen.

De baten zijn groter dan de kosten

De spendanalyse in het algemeen is de basis van inkoop, contractmanagement en leveranciersmanagement. Ik kan op grond van onze ervaring iedereen adviseren zo’n analyse uit te (laten) voeren. De baten zijn vele malen groter dan de kosten. Het grootste voordeel is wel dat je op basis van feiten en cijfers doelgericht in gesprek kunt gaan met leveranciers én de eigen organisatie.’